Skip to content

Akuntansi Hotel

September 23, 2011

RUANG LINGKUP HOTEL

 

  • Wisatawan : Orang yang memasuki wilayah suatu negara dengan tujuan apapun asal bukan untuk tinggal menetap atau melakukan usaha yang teratur dan mengeluarkan uangnya di negara yang dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari negara tersebut.
  • Ciri-ciri wisatawan: -Perjalanan dilakukan lebih dari 24 jam

-Perjalanan dilakukan hanya untuk sementara waktu

-Orang yang melakukannya tidak mencari nafkah di tempat di negara yang dikunjungi

  • Hotel menurut Hotel Proprietors Act :

Suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman, dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima.

  • Hotel menurut Grolier Electronic Publishing, Inc :

Usaha komersial yang menyediakan tempat menginap, makanan, dan pelayanan lain untuk umum.

  • Karakteristik Hotel :

1.     Usaha musiman

2.     Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek

3.     Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif

  • Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :

1.     Room Acomodation

2.     Food & Beverage:

3.     Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.

4.     Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)

  • Jenis Hotel : (United State Lodging Industry)

1.     Transient Hotel

2.     Residential Hotel

3.     Resort Hotel

  • Penggolongan Hotel :

1.     Penggolongan ditandai dengan bintang (bintang 1 sampai 5)

2.     Penggolongan berdasarkan kondisi phisik, syaratnya:

-        Besar kecil hotel

-        Kualitas, lokasi dan lingkungan bangunan

-        Fasilitas yang dimiliki hotel untuk tamu

-        Kelengkapan peralatan yang tersedia

-        Kualitas bangunan

-        Tata letak ruang dan ukuran ruang

3.     Penggolongan berdasar Operasional/Manajemen:

-        Struktur organisasi, uraian tugas dan manual kerja

-        Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan

4.     Penggolongan berdasar Pelayanan :

-        Keramahan, sopan, dan menggunakan seragam

-        Pelayanan mengacu kepada kebutuhan dan keinginan tamu

-        Pelayanan dibuka selama 24 jam

  • Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :

1.     Tarif kamar per room tarif:

2.     Tarif kamar per person tarif:

-   Seasional Rates

-   Week-End Rates

-   Family Plan Rates

-   Group Rates

-   Commercial Rates

-   Airlines Rates

-   Day Rates

-   Travel Agencies Rates

-   Over Flow Rates

-   Sistem Plan Rates

Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta

Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)

Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)

  • Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :

1.     Outside Selling (Luar)

2.     Inside Selling (Dalam)

  • Daftar Rekening (Chart of Account):

Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:

1.     Rekening riil (Riil accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.

2.     Rekening Nominal (Nominal accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Struktur Organisasi Hotel:

1.     Front Office Depatment

2.     Housekeeping Department

3.     F&B Department

Departemen ini dibadi menjadi 2:

a.      F&B Production

b.     F&B Service

4.     Sales&Marketing Department

5.     Accounting Department

6.     Human Resources Department

7.     Engineering Department

8.     Security Department

 

  • Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:

1.     Financial Controller

2.     Chief Accounting

3.     Credit  Manager

4.     Account Receivable

5.     Income Audit

6.     Accounting Payable

7.     General Cashier

8.     Cost Control

9.     Receiving

10.  Store (Gudang)

11.  Payroll

12.  Purchasing

13.  Night Audit

14.  Book Keeper

 

  • Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:

1.     Pembayaran dengan cash money

2.     Pembayaran dengan credit card

3.     Pembayaran dengan traveller cheque

4.     Pembayaran dengan voucher

5.     Pembayaran dengan guarantee letter

6.     Pembayaran dengan complimentary

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PENDAPATAN

 

 

Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.

Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.

a.      Penjualan Kamar

b.     Penjualan makanan dan Minuman

c.      Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet

Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:

1.     Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.

2.     Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.

3.     Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).

 

PENJUALAN KAMAR

a.      Jenis Pemesanan Kamar

1.   Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)

Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:

  • Prepayment
  • Advance Deposit
  • Travel Agent/Airlines
  • Corporate

2       Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)

 

b.     Media Pemesanan Kamar

a.      Telepon

b.     Surat

c.      Telex

d.     Faxsimile

e.      Go show

 

c.      Sumber-sumber Reservasi

1.     Company atau Perusahaan

2.     Travel Agent/Biro Perjalanan

3.     Airlines Agency/Perusahaan Penerbangan

4.     Government/Pemerintahan

5.     Airport Representative

6.     Hotel Guest/Tamu Hotel

7.     Car Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil

8.     Central Reservation  System/Sistem Pemesanan Terpusat

9.     Individual/Perseorangan

 

  • Bagan Organisasi yang Terlibat:

a.      Reservation

b.     Front Office (FO) dan  FO cashier:

c.      Bellboy

d.     Roomboy

e.      Housekeeping

f.      Night Audit

g.     Income Auditor

h.     Account Receivable

i.       General Cashier.

 

  • Dokumen yang Digunakan:

a.      Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:

v Master bill

v Extra bill

b.     Reservation Form

c.      Registration Form

d.     Registration Card

e.      Room Count Sheet

f.      Room Sales Recapitulation

g.     Remittance of Fund

 

  • Laporan yang Dihasilkan:

1.     Room Sales Recapitulation

2.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

 

  • Prosedur Penjualan:

Penjualan Kamar:

Tamu                           FO                   Bellboy                       Night Audit                 Income Audit

 

Melakukan                  RSF         Setelah tamu registrasi,

reservasi                                     kunci kamar diserahkan,                                      Cek ulang

                                    RGF        bellboy mengantar tamu

                                                    ke kamar

RGC                                                           Cek

GB                                                                                   Buat daily of sales

(Masukkan ke rak,

posting tiap hari)

 

RCS

 

 

RSR

+

Uang

+

GB

 

ROF

 

PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

  • Kelompok Makanan dan Minuman

a.      Makanan

-        Makanan pembuka (Appetizers)

-        Sup (Soup)

-        Makanan utama (Main course)

-        Makanan penutup (Dessets)

b.     Minuman

-        Minuman keras (Liquer)

-        Beer

-        Minuman ringan (Soft drink)

-        Minuman hangat (Hot beverage)

 

  • Bagian yang Terlibat

a.      Waiter/Waitress

b.     Food and Beverage (F&B) Cashier

c.      Kitchen

d.     Income Auditor

e.      Night audit

f.      FO cashier

 

  • Dokumen yang Digunakan:

a.      Menu List: daftar harga dan jenis makana serta minuman

b.     Restaurant and Bar order: mencatat pesanan tamu

c.      Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

d.     Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift

e.      Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu

 

  • Laporan yang Dihasilkan:

a.      Restaurant and Bar Summary of Sales

b.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

 

 

Prosedur Penjualan:

Penjualan Makanan dan Minuman Tunai

Tamu                        Waiter/ress                    Kitchen                       F&B Cashier               FO

Menu                          Menu

 

 

Order                           RBO                            RBO                            RBO

(Rangkap 3,               (Siapkan pesanan)

arsip)                                                               RBB

(Rangkap 3,

RBB                                                                                               arsip)                Titip pada FO

+                   utk tiap shift

Uang                                                                                              Uang               Esok dibawa

+                   ke back office

RBSS

 

ROF

 

 

 

 

 

 

 

Penjualan Makanan dan Minuman Kredit

Tamu                        Waiter/ress                    Kitchen                       F&B Cashier               FO

Menu                          Menu

 

 

Order                           RBO                            RBO                            RBO

(Rangkap 3,               (Siapkan pesanan)

arsip)                                                                                   Posting

RBB            ke GB

(Rangkap 3,

RBB                                                                                               arsip)                Titip pada FO

(Ttd persetujuan ke                                                                                +                   utk tiap shif

Charge bill)                                                                                      RBSS              Esok dibawa

ke back office

ROF

 

 

 

PENERIMAAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.

 

Penjualan Kamar

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a.      Front Office (FO) dan  FO cashier

b.     Night Audit

c.      Income Auditor

d.     General Cashier.

Dokumen yang Digunakan:

a.      Guest bill

b.     Room Sales Recapitulation

c.      Remittance of Fund

 

Prosedur :

FO                   Night Audit              Income Audit                          General Cashier

 

GB

+

RSR

+

Uang

 

 

ROF

 

 

Cek                            Cek ulang & catat pada            catat pada general cashier

summary, daily sales                                                                                                               simpan uang&arsip bukti

 

 

Penjualan Makanan dan Minuman

Bagian Organisasi yang Terlibat :

a.      F&B cashier

b.     FO cashier

  1. Night Audit
  2. Income Auditor
  3. General Cashier

 

Dokumen yang Digunakan:

a.      Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

b.     Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift

c.      Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu

 

Prosedur :

 F&B               FO                   Night Audit                 Income Audit              General Cashier

 

RBB                GB

+                      +

SOS                 RSR

+                    +

Uang             Uang

 

 

ROF               ROF

Cek                       Cek ulang &                Catat pada general cashier

catat pada                   summary, simpan

daily of sales              uang&arsip bukti

 

 

Pengumpulan Piutang

Bagian Organisasi yang Terlibat:

  1. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan
  2. Collector: melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur.
  3. General Cashier: menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan pengecekan kembali  dan menyetor uang ke bank.

 

Dokumen yang Digunakan:

  1. Guest bill
  2. Reservation Form
  3. Agent Voucher
  4. DPP
  5. Invoice
  6. Cash Receipt

 

 

 

 

Prosedur

 Account Receivable              Head Department       Collector         General Cashier

VA

+

RF

+

GB                                     Persetujuan          Penagihan  ke agen

Invoice                                 Invoice                               Invoice                    Invoice      Catat pada GCS

+                                            +                              +                             +            info ke AR, lalu

DPP                                    DPP                         DPP                         DPP          arsip

+                                          +                                +                           +

CR                                     CR                             CR                        CR

 

 

Penerimaan Uang Muka

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a.      Reservation

b.     Front Office (FO) dan  FO cashier:

c.      Night Audit:

d.     Income Auditor

e.      General Cashier

 

Dokumen yang Digunakan:

a.      Cash Receipt

b.     Reservation Form

 

Prosedur :

Reservation          Agen              FO Cashier              Night       Income         General Cashier

Audit        Auditor

 

RF                Reservasi

 

 

 

RF                    RF                    RF

+                     +

Uang                 Uang                        Cek          Cek ulang           Catat pada GCS

&informasikan

CR                                                                     account receivable,

lalu arsip

ROF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIAYA

 

PENGERTIAN BIAYA

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

 

DOKUMEN-DOKUMEN

1.     PURCHASE REQUISITION (PR)

Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.

Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:

a.      Asli dikirim ke seksi cost control

b.     Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing

c.      Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet

 

Contoh pembuatan Purchase Requisition:

Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:

30 pack Maizena 400 gram                         18 btl Apricot Brandy

60 kg Coffee Bali 250 gram                        15 btl Borzoi Vodka

24 can Custard Powder 100 gram               36 btl Bir Bintang Large

36 can Baking Powder 50 gram                  36 box Paper Napkin

 

Hotel :

Alamat :

PURCHASE REQUISITION

 

To           : Purchasing Department                                               No       : 001

From      : Storeroom Department                                               Date    : 14 Mei 2006

Please order the following items

To be delivered by:………………..

 

No Unit

 

Items Qty

Reqst

Stock

On hand

Average

Consum

To date

Consum

Unit

Price

Remarks

1

 

 

2

3

4

5

6

7

8

Pack

 

 

Kg

 

 

Can

 

 

 

Can

 

 

Btl

 

Btl

 

Btl

 

 

Box

Maizena 400 gram

Coffee Bali 250 gram

Custard Powder 100 gram

Baking Powder 50 gram

Apricot Brandy

Borzoi Vodka

Bir Bintang Large

Paper Napkin

30

60

24

36

18

15

36

36

10

20

8

12

6

5

12

26

30

60

24

36

18

15

36

36

25

30

10

15

10

7

12

30

   

 

Requested by                                                                                            Approved by

 

 

 

Head Department Store                                                                            General Manager

 

 

 

2.     PURCHASE ORDER (PO)

Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel.

      Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:

d.     Harus didukung dengan purchase requisition

e.      Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)

Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:

a.      Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk

b.     Copy Pertama dikirim ke seksi cost control

c.      Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)

d.     Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable

e.      Copy Keempat arsip purchasing department

Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:

1.     Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).

2.     Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.

 

 

Contoh pembuatan purchase order:

Hotel         : ……………………

Alamat      : ……………………

PURCHASE ORDER

 

Kepada Yth : UD Pelangi                                                             No         : 001

Tanggal : 14 Mei 2006

 

Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian penerimaan kami:

Tanggal tiba : 18 Mei 2006

 

 

 

 

 

 

No

Banyak

Satuan

Jenis

Barang

Harga

Satuan

Harga

Total

1

2

3

4

5

6

7

8

Pack

Kg

Can

Can

Btl

Btl

Btl

Box

Maizena 400 gram

Coffee Bali 250 gram

Custard Powder 100 gram

Baking Powder 50 gram

Apricot Brandy

Borzoi Vodka

Bir Bintang Large

Paper Napkin

30

60

24

36

18

15

36

36

    5.500

    5.000

    2.500

    3.000

105.000

115.000

  10.000

  27.500

165.000

300.000

  60.000

108.000

  1.890.000

1.725.000

360.000

990.000

Total                                           5.598.000

 

§  PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.

§  Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).

§  Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.

§  Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.

§  Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.

§  Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.

§  PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.

 

 

Purchasing Manager                           Cost Control                                 General Manager

 

 

3.     MEMORANDUM INVOICE (MI)

Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.

      Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa Memorandum Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.

Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:

1.     Quantity and Quality Approved

2.     Price approved

3.     Received

Setelah MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:

1.     Asli dikirim ke seksi cost control

2.     Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang

3.     Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)

4.     Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable

5.     Copy Keempat diberikan kepada supplier

 

 

 

 

 

 

Contoh pembuatan Memorandum Invoice:

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Food

                                                                                                No       :001

Date    :18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock No

Unit

Qty

Description

Unit Price

Total

Remarks

A1

2

3

4

Pack

Kg

Can

Can

30

60

24

36

Maizena 400 gr

Coffee Bali 250gr

Custard Powder 100gr

Baking Powder 50gr

5.500

5.000

2.500

3.000

165.000

300.000

  60.000

108.000

 

Total

633.000

 

Quantity&Quality Control                                   Price Approved                        Received

 

 

(……………………..)                                 (………………………..)              (………………..)

 

 

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Beverage

No       :002

Date    :18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock No

Unit

Qty

Description

Unit Price

Total

Remarks

B1

2

3

Btl

Btl

Btl

18

15

36

Apricot Brandy

Borzoi Vodka

Bir Bintang large

105.000

115.000

10.000

1.890.000

1.725.000

360.000

 

Total

3.975.000

 

Quantity&Quality Control                          Price Approved                        Received

 

 

(………………………)                                  (………………………..)              (………………..)

 

 

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Material Supplies

No       :003

Date    :18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock No

Unit

Qty

Description

Unit Price

Total

Remarks

C1

 

Box 36 Paper Napkin

27.500

990.000

 

Total

990.000

 

Quantity&Quality Control                       Price Approved                       Received

 

 

(………………………)                                 (………………………..)               (……………….)

 

4.     DAILY RECEIVING REPORT (DRR)

Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

Daily Receiving Report dapat dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:

1.     Daily Receiving Report untuk Food

2.     Daily Receiving Report untuk Beverage

3.     Daily Receiving Report untuk Material

Tujuan membuat Daily Receiving Report antara lain:

  1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima
  2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO)
  3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of account
  4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex)

Contoh pembuatan Daily Receiving Report:

Hotel   :

Alamat            :

Daily Receiving Report Food

No       :001

Date    : 18 Mei 2006

Inv No Oty Unit Items Unit Price Total Rem Fruit&Vegt Meat Dairy Product
001  

 

30

60

24

36

 

 

Pac

Kg

Can

Can

UD

Pelangi

Maizena

Coffee Bali

Cust Powder

Baking Powder

 

 

5500

5000

2500

3000

 

 

165.000

300.000

60.000

108.000

       

Total:        633.000

Prepared by                                   Received by                            Checked by

 

 

(Receiving)                                   (Store Keeper)                                    (Cost Control)

 

 

Hotel   :

Alamat            :

Daily Receiving Report Beverage

No       :002

Date    : 18 Mei 2006

Inv No Oty Unit Items Unit Price Total Rem Liquer Beer Soft drink
002  

 

18

15

36

 

 

Btl

Btl

Btl

UD

Pelangi

Apricot Brandy

Borzoi Vodka

Bir Bintang

Large

 

 

105.000

115.000

10.000

 

 

1.890.000

1.725.000

360.000

       

Total:                       3.975.000

Prepared by                                   Received by                            Checked by

(Receiving)                                              (Store Keeper)                          (Cost Control)

Hotel   :

Alamat            :

Daily Receiving Report Material Supplies

No       :003

Date    : 18 Mei 2006

 

 

Inv No Oty Unit Items Unit Price Total Rem Inventory Other
003  

 

36

 

 

Box

UD

Pelangi

Paper Napkin

 

 

27.500

 

 

990.000

     

Total                       990.000

Prepared by                                   Received by                            Checked by

 

 

(Receiving)                                   (Store Keeper)                                    (Cost Control)

 

 

5.     BINCARD

Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.

      Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.

Contoh Pembuatan Bincard:

Stock No A1                                                                                 Bin No: 100-1

Description                                   Maizena 400gr

Max           : 40                  Min     :10                   Unit: Pack

 

Date

Reference

In

Out

Balance

31 Aprl 2006

18 Mei 2006

 

Inventory

DRR 001

-

30

-

-

10

40

 

6.     CARDEX

Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang

      Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:

  1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang
  2. Tingkat turn over
  3. Harga alokasi per unit barang
  4. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel
  5. Mengetahui barang yang jarang dipakai
  6. Jumlah barang masuk dan keluar

 

 

 

Contoh Pembuatan Cardex:

 

Date

Reference

Unit Cost

In

Out

Balance

31 Aprl 2006

18 Mei 2006

 

Inventory

DRR 001

5.500

 

-

30

-

-

10

40

 

Item: Maizena 400gr                    Stock No: A1                          Unit: Pack

 

7.     STOREROOM REQUISITION (SR)

Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:

  1. Storeroom Requisition Food
  2. Storeroom Requisition Beverage
  3. Storeroom Requisition Material and Supplies

Storeroom Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:

  1. Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex
  2. Copy pertama ke gudang sebagai arsip
  3. Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut

 

 

PEMBELIAN PERSEDIAAN

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:

1.     Menjaga kontinuitas usaha

2.     Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

3.     Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

4.     Membuat perencanaan pembelian yang optimal

5.     Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

6.     Mencegah slow moving item

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1.     Temperatur ruangan

2.     Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

3.     Metode penyimpanan barang

4.     Sistem ventilasi

 

Bagian Yang Terlibat

1.     Departemen yang membutuhkan

2.     Gudang (Storeroom)

3.     Pembelian (Purchasing)

4.     Penerimaan (Receiving)

5.     Cost Control

6.     Hutang (Account Payable)

 

Dokumen Yang Digunakan

  1. Purchase Requisition (PR)
  2. Purchase Order (PO)
  3. Memorandum Invoice (MI)
  4. Daily Receiving Report (DRR)
  5. Quatation Analysis Price (QAP)
  6. Bincard
  7. Cardex

 

Laporan Yang Dihasilkan

Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

 

 

PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

Bagian Yang Terlibat

  1. Departemen yang membutuhkan
  2. Gudang (Storeroom)
  3. Cost Control

 

Dokumen Yang Digunakan

  1. Storeroom Requisition (SR)
  2.  Bincard
  3. Cardex

 

Laporan Yang Dihasilkan

  1. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman
  2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard
  3. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost
  4. Daily food costt, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara total cost  dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PENGELUARAN KAS

Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department.

Pembayaran Gaji

Bagian Yang Terlibat

  1. Personalia
  2. Accounting Head Department
  3. General Manager
  4. General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

  1. Daftar Gaji
  2. Slip Gaji
  3. Bank/Cash Disbursment Voucher

Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier

 

Pembayaran Hutang

Bagian Yang Terlibat

1.     Account Payable/Hutang

2.     Accounting Head Department

3.     General Manager

4.     General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

  1. Voucher Payable
  2. Faktur
  3. Memorandum Invoice
  4. Bank/Cash Disbursment Voucher

Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier

 

Pembelian Tunai

Bagian Yang Terlibat

  1. Departemen yang memerlukan
  2. Purchasing/Pembelian
  3. Accounting Head Department
  4. Cost Control
  5. General Manager
  6. General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

  1. Purchase Requisition
  2. Bank/Cash Disbursment Voucher

Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier.

About these ads

From → Uncategorized

Tinggalkan sebuah Komentar

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: